EN FR AR

Genelgeler
Metin Boyutu [-] [+]


Standart Dosya Planı Genelgesi ve Ekleri

Açıklamalar ve Ekler

SDP Ortak Alanlar_Ayrıştırılmış

SDP Ortak Alanlar _Bütün (.doc)

SDP Ortak Alanlar _Bütün (.xls)




T.C. BAŞBAKANLIK

Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü

20/ 10 /1998

SAYI : B.02.0.PPG.0.12-320-18975 1998/27

3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanununun Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün görevlerini belirten 11. Maddesinde "Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, bu esasların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek", "Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek" görevleri de yer almaktadır.

Diğer taraftan, devlet arşiv hizmetlerinde bütünlük ve sürekliliğin temini maksadıyla, kurum ve kuruluşların arşiv hizmetleri konusunda idari, hukuki ve teknik bakımdan arşiv düzenlemelerine ve uygulamalarına imkan sağlayacak 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun " ve "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" 1988 yılında yürürlüğe girmiştir. Bu düzenlemelerle, kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden devlet evrakının, korunması, tasnifi ve yararlanmaya sunulması konuları, kısaca devlet arşivlerimizin geleceği teminat altına alınmıştır.

3473 sayılı Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşların söz konusu kanun ve yönetmelik hükümleri ile tespit edilmiş bulunan mükellefiyetlerini, devlet arşiv hizmetlerini aksatmayacak şekilde süratle yerine getirmeleri, arşiv düzenleme çalışmalarına hız kazandırmaları, kurumlara talimat olarak bildirilmişti.

Bugüne kadar geçen süre zarfında bu talimatlara rağmen hala bir kısım kurum ve kuruluşların, 3473 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik hükümlerini uygulamada geciktikleri, arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi yapmadıkları, tahsisi yapılan mekanlarda arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin muhafazası için uygun olmadığı, bu hizmetleri yeterli sayıda ve nitelikte personelle takviye etmedikleri, ayıklama ve imha komisyonlarını kurmadıkları ve ayıklama-imha işlemlerine başlamadıkları, arşiv malzemesi hüviyetini kazanan belgeleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devretmedikleri görülmektedir.

3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok edilmesi Hakkında Kanun" kapsamında kalan kurum ve kuruluşların, mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde tespit edilmiş bulunan mükellefiyetlerini, devlet arşiv hizmetlerini aksatmayacak şekilde süratle yerine getirmeleri ve ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesini Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devretmeleri kanuni bir yükümlülüktür.

Şu sebeple, mükellef kurum ve kuruluşların arşiv hizmetleri ve faaliyetlerini yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yürütmeleri, yetkili ve ilgililerin sistemin işleyişini temin konusunda gereken hassasiyeti göstermeleri, bu görevi yürütmekte olanlara her türlü kolaylığı sağlamaları gerekmektedir.

Devlet arşiv hizmetlerine işlerlik ve sürat kazandırmak amacıyla;

1.     3473 sayılı Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlarda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü yetkili personelince yapılacak, gerek arşiv malzemesinin tespiti çalışmalarında ve gerekse arşiv faaliyetlerinin denetlenmesi esnasında her türlü kolaylık gösterilecektir.

2.     Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları "Arşiv Malzemesi"ni, mevzuat gereğince Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne intikal ettireceklerdir.

3.     Kurum ve kuruluşlar ellerinde bulundurdukları eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeleri ayıklama, imha ve tasnife tabi tutmadan; KİT'ler ise en son işlem tarihi üzerinden 15 yıl geçmiş bulunan yönetim kurulu ve müdürler kurulu kararlarını, diğer kurumlar da aynı özelliği havi tamamı arşiv malzemesi durumunda olan evrakı adı geçen Genel Müdürlük ile irtibat kurarak öncelikle devredeceklerdir.

4.     Kurum ve kuruluşlar, kanun ve yönetmelik hükümleri gereği "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurmadan kesinlikle ayıklama ve imha işlemlerine tevessül etmeyeceklerdir.

5.     Merkez Teşkilatları Ankara'da bulunan kurum ve kuruluşların Kurum Arşivleri'nde "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca imhasına karar verilen malzemenin tespitinden sonra, durumdan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı haberdar edilerek, bu Genel Müdürlük yetkili elemanlarının mahallinde yapacakları değerlendirme sonucuna göre imha işlemine başlanacaktır.

Ayrıca, mükellef kurum ve kuruluşlar form örneği ekte gönderilen "Arşiv Faaliyet Raporları"nı bundan sonra 01.01.1999 tarihinden itibaren (Ocak ayında) yılda bir defa ve aksatmadan göndereceklerdir.

Söz konusu raporların, gerçeğe uygun şekilde ve zamanında gönderilmesi halinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce kurum ve kuruluşlara gereken rehberlik hizmetinin verilmesi yanında, devlet arşiv hizmetleri konusunda sürekli işbirliği ve yardımlaşma da temin edilmiş olacaktır.

75 yıllık Cumhuriyetimizin, gelecek nesillere daha iyi tanıtılması ve Cumhuriyet Dönemindeki tarih ve kültür birikimimizin sağlıklı muhafazası için kurum ve kuruluşların her kademedeki yöneticileri konuya gerekli ilgi ve hassasiyeti gösterecek, görevlileri uyaracak ve hizmete sürat kazandıracaklardır.

Ekli listede gösterilen yazılar yürürlükten kaldırılmıştır.

Bilgilerini ve gereğini önemle rica ederim.



T.C. BAŞBAKANLIK ÖZELLEŞTİRME İDARESİ BAŞKANLIĞI

SAYI: B.02.1.ÖİB.0.65.00/

KONU: Arşiv

GENELGE

2000 / DG-01

İLGİ: Özelleştirme İdaresi Başkanlığı'nın 21.11.1995 tarih ve 1995/DG-06 sayılı Genelgesi.

İdaremizce yayımlanan ilgide kayıtlı Genelge iptal edilerek bu konu, işbu genelge ile yeniden düzenlenmiştir. Özelleştirme programındaki kuruluşların birikmiş evraklarının özelleştirme sürecinde ne şekilde tasnif, tefrik ve muhafaza edileceği konusunda Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılan mutabakat neticesinde özelleştirilecek kuruluşların, aşağıdaki tedbirleri almalarına ve uygulamalarına karar verilmiştir.

1-

a.     Her kuruluşun kendi bünyesinde bir arşiv komisyonunun kurulması,

b.     Arşiv komisyonunca, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile temasa geçilerek sağlanacak arşiv elemanları ile birlikte, evrakların bir değerlendirmeye tabi tutulması, mevcut mevzuata göre "arşiv malzemesi", "arşivlik malzeme", "kanuni bekleme süresi olan evraklar" ve "imha edilecekler" olarak tasnif edilmesi,

2- yapılan bu ön değerlendirmeye göre, özelleştirilmekte olan kuruluşun devir işlemleri sırasında,

a.     Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin, muhafaza edilmek üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilmesi,

b.     Arşiv veya arşivlik malzeme niteliği taşımayıp ilgili mevzuat gereğince kanuni bekleme süresi olan evrakların mevzuatta belirtilen süreler zarfında özelleştirilen kuruluşça muhafaza edilerek bu süre sonunda mevzuat gereğince imhasının sağlanması,

c.     Yapılan değerlendirmede muhafazasına lüzum görülmeyen ve kanuni bekleme süresi olmayan evrakların usulüne uygun olarak imha edilmelerinin sağlanması,

3- İşletmeleri satılıp, tasfiye veya birleşme yoluyla hükmi şahsiyetleri ortadan kalkan kuruluşların, arşiv ve arşivlik malzeme ile birlikte "kanuni bekleme süresi bulunan evrakının" bu süre zarfında muhafaza edilmek üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne gönderilmesi, hususunda bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim

ÖZELLEŞTİRME PROGRAMINDA BULUNAN KURULUŞLARIN EVRAKININ ÖZELLEŞTİRME SÜRECİNDE TABİ OLACAĞI ESASLAR

Özelleştirme Kapsamında Bulunan Kuruluşlar, kuruluşa ait birikmiş evrakı aşağıda belirtilen esaslar doğrultusunda işleme tabi tutmak zorundadır.

1.     Kuruluş, hizmet ve faaliyetleri neticesinde teşekkül etmiş evrakı yürürlükte bulunan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" ve "Kuruluşun Kendi Arşiv Yönetmeliği" çerçevesinde muhafaza etmek ve koruma önlemlerini almakla mükelleftir.

2.     Kuruluş, özelleştirme programına alındığı tarihten itibaren birikmiş evrakını, kuruluş bünyesinde kuracağı yeterli sayıda personelden (evrakı işleme tabi tutulacak birimlerden konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerin de katılımının sağlanacağı) müteşekkil bir komisyon marifetiyle ayırma işlemine tabi tutacaktır.

3.     Komisyon, birimlere ait evrakın ayırma işlemini, "Arşiv Malzemesi", "Arşivlik Malzeme", "Kanuni Bekleme Süresi Bulunan Evrak" ve "Muhafazasına Lüzum Görülmeyen Malzeme" şeklinde yapacaktır.

4.     Kuruluşun, "İdari İşler, Mali İşler, Eğitim İşleri, Personel İşleri, Tedarik-İkmal ve Levazım İşleri, Savunma Sekreterliği, Özel Kalem" gibi yardımcı hizmet birimleri ile "Teftiş Kurulu, Hukuk Müşavirliği, Basın ve Halkla İlişkiler, Araştırma, Planlama ve Koordinasyon Kurulu" gibi danışma ve denetim birimleri evrakının ayrım işlemlerinde, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, 24.01.1994 tarih ve B.02.0.ARV-493/08542 sayılı yazı ekinde gönderilen "Arşiv Malzemesi Tespit Formları"na riayet edilecektir. Bu formların elde bulunmaması durumunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nden talep edilecektir.

5.     Kuruluşun hizmet birimleri evrakının ayırım işlemlerinde aşağıda belirtilen malzeme kesinlikle imhaya ayrılmayacak, "Arşiv Malzemesi" olarak işleme tabi tutulacaktır.
"Yönetim kurulu kararları, faaliyet raporları, büyük çaplı ihale dosyaları, kaza raporları, görev dönüş raporları, genelgeler, projeler, olağanüstü hallerde yapılan işler, ulusal ya da uluslararası yapılan yardımlar, özel emirle yapılan işler, başbakan, bakan ve milletvekili istekleri, kuruluşta üretim, pazarlama veya tanıtımla ilgili yenilikler, kurumu tanıtıcı her türlü yayınlar, uluslararası toplantı tutanakları, komisyon kararları, uluslararası kredi işleri, iki ya da daha fazla devletin ortak yaptıkları yatırımlar, işletme yönergeleri, üretim ve verimlilik raporları, pazarlama raporları, tarifeler ve fiyat listeleri, her türlü hizmet yönetmelikleri, ikili ya da çok taraflı ulusal veya uluslararası sözleşmeler, ürün tanıtım katalogları vb."

6.     Yukarıda sayılan malzeme dışında arşiv malzemesinin tespitinde "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in arşiv malzemesi tanımı sürekli göz önünde bulundurulacaktır.

7.     "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"te, "Yukarıda sayılan türden malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş, memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu nüfus kayıtları, il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeler" "Arşivlik Malzeme" olarak tanımlanmıştır. Kuruluşa ait evrakın ayrım işlemlerinde yukarıda sayılan türden belgeler, özellikle "Personel Dosyaları" ve buna ilaveten "Personelden yapılan her türlü kesintiler (SSK, Tasarruf Teşvik vb. delil olabilecek belgeler) ile kuruluşun her türlü hak ve menfaatlerini koruyabilecek evrak "Arşivlik Malzeme" statüsünde değerlendirilerek, muhafaza edilmek üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne intikal ettirilecektir.

8.     "Herhangi bir davaya konu olmuş belgeler" de dava sonuçlanıncaya kadar muhafaza edilmek amacıyla "Arşivlik Malzeme" statüsünde işleme tabi tutulacaktır.

9.     Çeşitli mevzuatlarla saklama süreleri tayin edilen evrak, mevzuatta belirtilen süre kadar muhafaza edilmek üzere "Kanuni Bekleme Süresi Bulunan Evrak" statüsünde ayrılacaktır. Bilindiği gibi, Türk Ticaret Kanunu, Sayıştay Tüzüğü gibi mevzuatlarda mali evrakın 10 yıl süre ile muhafazası zorunludur. Yine aynı şekilde "Vergi İadesi Hakkında Kanun"da vergi iadesi ile ilgili her türlü belgelerin 5 yıl süre ile muhafaza zorunluluğu getirilmiştir. Bu sebeplerle, Kanunlarda belirtilen süre sonuna kadar yukarıda bahsi geçen türden belgelerin saklanması gerekmektedir.

10.  Arşiv malzemesi tespit formlarında "Devlet Arşivi'ne gönderilmez" ibaresi bulunan evrak ve "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in "İmha Edilecek Malzeme" başlığı altında sayılan malzeme ile komisyonun saklanmasına lüzum görmediği belgeler "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak" statüsünde değerlendirilecektir.

11.  Komisyonun, yukarıdaki kriterler ölçüsünde yapmış olduğu ayrım neticesinde her grup için belgelerin asli düzenleri yeniden tertip edilecektir. "Asli Düzen" belgelerin birimlerinde teşekkül ettiği düzendir. Ayrım neticesinde, her grup için belgeler;

Birimi

İşlem Yılı(Teşekkül Ettiği Yıl)

Konu ve işlem itibariyle aidiyeti

Aidiyet içerisindeki tarih esas alınmak suretiyle hazırlanır. Bu işlemler tamamlandıktan sonra her grup için ayrı ayrı devir-teslim listelerinin hazırlanmasına geçilir.

12.  Yukarıda sayılan işlemlerden sonra, kuruluş devir işlemleri esnasında “Arşiv Malzemesi” ve “Arşivlik Malzeme” listeleri ile birlikte Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecektir. “Kanuni Bekleme Süresi Bulunan Evrak” ise genelgenin (b) maddesine göre işleme tabi tutulacaktır.

13.  “Muhafazasına Lüzum Görülmeyen Evrak”, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in ilgili maddeleri gereği, imha listeleri hazırlanmak ve gerekli onaylar alındıktan sonra imha işlemine tabi tutulacaktır.

14.  Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne intikal ettirilecek “Arşiv Malzemesi” , “Arşivlik Malzeme” ve “Kanuni Bekleme Süresi Bulunan Evrak” işlemleri tamamlanarak hazırlanan listeleri ile birlikte, düzenli ve her türlü koruma önlemleri alınmak suretiyle Ankara’ya nakledilecektir.

15.  Kuruluş, yapacağı arşiv çalışmalarında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden rehberlik hizmeti almak üzere personel talep edebilecektir.




© 2014 - T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü