EN FR AR

Eğitim Hizmetleri
Metin Boyutu [-] [+]


Arşiv hizmetlerinin doğru, eksiksiz ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için tüm kurum ve kuruluşların talepleri doğrultusunda arşiv iş ve işlemleri ve uygulamaları konusunda "Arşiv ve Arşivcilik" eğitimi düzenlemektedir. Arşivcilik konusunda yetişmiş nitelikli personel açığının bu eğitim programıyla bir ölçüde kapatılması, arşiv hizmetlerinin modern arşivciliğin gereklerine uygun olarak bilimsel bir disiplin içerisinde yerine getirilmesinin sağlanması amaçlanmaktadır. Aşağıdaki eğitim başlıkları ve içerikleri ile bilgi mevcuttur.

Temel Arşivcilik Bilgileri ve Arşiv Mevzuatı

Ders, arşivciliğin tarihi gelişimi, arşivcilikle ilgili tanımlar ve kavramlar ile 1988 yılında yürürlüğe giren "3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun" ve "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hakkında temel bilgileri içermektedir. Bazı notlar aşağıdaki gibidir.

  • Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar.
  • Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar.
  • Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.
  • Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir.
  • Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır.
  • Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.

Birim Arşiv İşlemleri

Mükellef kurum ve kuruluşların hizmet birimlerinde teşekkül eden belgelerin üretimlerinden, birim arşivlerine devrine kadar olan süreç ile birim arşivlerinde belgelerin saklanması, yararlanma, Kurum Arşivi’ne devri gibi arşiv iş ve işlemleri hakkında teorik ve pratik bilgileri içermektedir.Aşağıda dersten bazı notları görmemiz mümkündür.

  • Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir.
  • Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3)

Kurum Arşiv İşlemleri

Birim arşivlerinin iş ve işlemlerinin koordine edilmesi, Kurum Arşivi’ne düzenli belge akışının sağlanması, ayıklama ve imha işlemlerinin yürütülmesi, arşiv malzemesinin Devlet Arşivi’ne devri ile ilgili yapılması gereken pratik bilgileri kapsamaktadır.

  • Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır.
  • Birim arşivleri tarafından kurum arşivine devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları doğrultusunda, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan, asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.

Arşiv Malzemesinin Tasnifi ve Devlet Arşivleri'ne Devri İşlemleri

Mükellef kurum ve kuruluşlarda Arşiv malzemesi niteliğini taşıyan belgelerin, ihtiyaç anında yeniden kullanılabilmelerini teminen nasıl düzenleneceğine dair iş ve işlemler ile bu belgelerin Devlet Arşivi’ne devrine ilişkin teorik ve pratik uygulamaları içermektedir.

Standart Dosya Planı ve Uygulanması

Elektronik ortamda veya kağıt ortamında oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanını sağlayacak 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak, yürürlüğe konulan 2005/7 sayılı "Standart Dosya Planı" konulu Başbakanlık Genelgesinin uygulamasına yönelik teorik ve pratik bilgileri içermektedir.

  • Bilgi ve belgenizin sabit(kağıt) malzeme veya elektronik ortamda üretilmiş malzeme olması önemli değildir. Bilgi ve belgeyi ürettiğinizde sonuçta bu bilgi ve belgenin arşivlenmesi, erişilmesi ve yönetilmesi gerekecektir. Kurumların bilgi, belge sermayelerini güçlendirebilmek maksadıyla kurumsal anlamda bilgi-belge ilişkisini sağlamaları, işbirliğini etkinleştirmek için bilgi-belge yönetimini kurmaları gerekmektedir.



© 2014 - T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü